10 dicas para reuniões de trabalho

Sabe aquela reunião enfadonha, looonga, que mistura vários assuntos e que os participantes demonstram descontentamento? Exatamente essa que com certeza você torce o nariz toda vez que é chamado.  Para melhorar as reuniões de sua empresa e, assim, ampliar os negócios que tal ler essa matéria?

O foco é sempre ter reuniões produtivas, em que as mesmas costumam ser rápidas e que tenham objetivo claro para que a resolução do problema seja alcançada, por meio de uma ação futura. Só que infelizmente, o que visualizamos no dia a dia são reuniões longas e ineficientes. O mundo corporativo criou péssimos hábitos em reuniões. Não há cumprimentos de horários, as pessoas são chamadas de última hora, muitas vezes desconhecem o real propósito da reunião e a condução é cheia de conversas paralelas. Muitas vezes acaba sendo um verdadeiro fiasco!

Para aumentar a produtividade das reuniões segue 10 dicas úteis e rápidas para aperfeiçoá-las e melhorá-las. Confira:

Tenha objetivo e pauta visíveis

Defina o que deve ser alcançado quando a reunião terminar (objetivo) e os itens que ajudarão a tornar isso possível (pauta). Envie aos participantes na convocação e durante a reunião mantenha visível a todo o momento.

Conduza a reunião

Escolha uma pessoa para conduzir a reunião, de forma que organize a conversa, as ideias, registre as ações posteriores, corte conversas paralelas e ainda faça o controle do tempo.

Participe de forma construtiva

No vocabulário das pessoas construtivas não existe a palavra “mas”, elas preferem usar “e”. “Ótima ideia! E se a gente agora pegasse isso e…”. Com isso em mente, a reunião se transforma em um encontro muito mais produtivo e participativo.

Brilhe!

As pessoas brilhantes não contam com uma dose extra de talento – elas se esforçam e fazem o trabalho necessário de preparação e, mais ainda, sempre trazem à mesa contribuições práticas. “Eu tenho uma ideia interessante que gostaria de compartilhar com o grupo”. Mesmo que nem todas as ideias sejam acatadas, esse tipo de comportamento inspira os outros participantes.

Que tal uma gracinha?

Uma dose de humor no momento certo e sem dominar a conversa ajuda a energizar a reunião, geralmente quando isso é necessário. O bom humor também pode ajudar a trazer a conversa para os trilhos novamente, quando acontece a dispersão dos participantes ou discussões infrutíferas.

Pontualidade é fundamental

No geral, as reuniões tem hora para começar e terminar. É importante lembrar (de maneira agradável) aos participantes que o tempo disponível é limitado e que, por isso, é fundamental se ater à agenda.

Seja voluntário

Esta é a pessoa que sempre está disposta a tomar à dianteira e agir ou a se manifestar quando ninguém mais quer. Em muitas reuniões é necessário que alguém se posicione primeiro para que os outros se sintam a vontade para opinarem. “Pode deixar essa atividade comigo”.

Criatividade é tudo

É necessário um talento especial para demonstrar o que está sendo dito de uma forma que todos possam entender. Portanto, faça esboços no quadro que ajudam a levar o assunto adiante. O principal é contar com a criatividade para exemplificar e se fazerem entendidos por todos, nem que para isso seja preciso, efetivamente, desenhar.

Seja bom de bola

Craques das equipes têm um olhar apurado para o que está acontecendo na reunião, sabem exatamente quando contribuir e assim mantêm a conversa direcionada à meta. De fato, contam com um pensamento estratégico e em grupo, sabem identificar uma boa oportunidade e, principalmente, levá-la adiante. Muitas boas ideias são desperdiçadas porque nenhum participante arrisca a tomar à dianteira e colocá-la em prática.

Envie um e-mail de fechamento

Ao terminar a reunião envie um e-mail aos participantes agradecendo a presença e pontuando as principais ideias e ações definidas.

Fonte: administradores.com